Lorsque l'entrepreneur s'aperçoit que son actif disponible, c'est-à-dire toutes les sommes dont il peut disposer rapidement (solde créditeur de banque, effets de commerce susceptibles d'être remis à l'escompte, recettes quotidiennes,...) ne fait plus face au passif devenu exigible (c'est à dire les dettes arrivées à échéances, comme les chèques émis ou les traites arrivées à échéance et dont les bénéficiaires peuvent exiger le paiement immédiat).

La date de déclaration de la cessation de paiements est aussi la date de départ pour le décompte du déclenchement de la procédure judiciaire (décrite ci-après), ce délai est de 45 jours.

NB: Un entrepreneur qui aurait dû mais n'aurait pas fait le nécessaire à temps pour déclarer sa cessation de paiements, peut être poursuivi pour faute de gestion.

Généralement c'est l'entrepreneur (en cas d'entreprise individuelle) ou le représentant de la société (en cas de personne morale) qui dépose une demande de cessation de paiements.

Mais également, il est possible que cette déclaration soit déposée par un créancier faisant suite à une assignation de sa part, par les salariés ou encore par le Tribunal lui-même.

Cette demande de cessation se dépose soit auprès du Tribunal de Commerce de l'adresse du siège de l'entreprise pour les commerçants et artisans, ou au Tribunal de grande Instance pour les sociétés d'exercice libérale et les professionnels libéraux.

L'entrepreneur concerné doit déposer auprès du Greffe du Tribunal compétent (cité ci-dessus) une demande dite de "cessation de paiements", sur un imprimé prévu à cet effet.

De plus, il devra joindre plusieurs documents comme:

* bilan et compte de résultat du dernier exercice

* un extrait Kbis du Répertoire des Métiers ou de la Chambre de Commerce

* une liste des salariés de l'entreprise

* un état des dettes en précisant le nom, l'adresse, le montant de chaque bénéficiaire

* un état des salaires non payés en précisant le nom, l'adresse et le montant de chaque bénéficiaire

* un état de la trésorerie de l'entreprise

* un état de l'actif et du passif de l'entreprise

* le cas échéant, liste des représentants des délégués du personnel ou comité d'entreprise

* le cas échéant, la liste des personnes qui pourraient être solidairement responsables avec les dettes

* enfin, si l'entrepreneur souhaite demander directement un redressement ou une liquidation judiciaire, il doit justifier qu'il a déjà cessé toute activité professionnelle.