Conservation des documents : quelles sont vos obligations ?

Certains documents de votre entreprise doivent être conservés. Si vous les conservez de façon numérique alors il vous est fortement recommandé de mettre en place un système de sauvegarde informatique. Si, vous perdez vos données, en tant que chef d'entreprise, vous pourriez être inquiété et subir des dommages préjudiciables.

Votre responsabilité en tant que dirigeant d'entreprise

La durée de conservation des documents est codifiée aux codes de commerce, monétaire et financier, civil. Il est important de la respecter si vous souhaitez faire valoir vos droits tant qu’une action est possible.

Afin d'assurer la conservation de vos données, il vous est fortement recommandé de mettre en place une solution informatique de sauvegarde. Pour ce faire, identifiez les données que vous devez conserver et protéger et définissez la fréquence de la sauvegarde.

En cas de perte de ces données, votre responsabilité en tant que dirigeant peut être engagée pour non-respect ou faute de ces obligations légales.

Attention cependant à bien informer vos salariés de la sauvegarde des données les concernant. Vous devez les informer également sur :

• la durée de conservation,
• les personnes ayant accès aux sauvegardes.

En cas de non-respect de ces obligations, vous encourrez des sanctions :

• une majoration de 10 à 40% pour tout ce qui concerne les données fiscales,
• une amende de 25 000 euros si en cas de contrôle fiscal les agents n'ont pas accès à vos documents,
• une amende de 300 000 euros si l'obligation de sécurité des données personnelles n'est pas respectée...

La durée légale de conservation des documents

La durée de conservation dépend de la nature des documents :

Les documents civils et commerciaux

• 2 ans : garanties pour les biens ou services fournis au consommateur, polices d'assurance (à partir de la résiliation du contrat),
• 3 ans : les documents concernant les douanes,
• 5 ans : contrats ou conventions conclus dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale, les documents bancaires, les documents de transport de marchandise, les dossiers d'un avocat (à partir de la fin du mandat), les documents relatifs à la propriété intellectuelle (à partir de la fin de la protection),
• 10 ans : les contrats conclus par voie électronique de plus de 120 euros,
• 30 ans : les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Les pièces comptables

• 10 ans à partir de la clôture de l'exercice : livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...), les pièces justificatives (bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs...).

Les documents fiscaux

Les livres, registres, documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans, à partir de :

• la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres
• ou de la date à laquelle les documents ont été établis.

Il s'agit notamment :

• des avis de l'impôt sur le revenu et sur les sociétés, des impôts directs locaux,
• de la cotisation foncière des entreprises (CFE et CVAE),
• des taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, taxes sur les conventions d'assurance...)
• des bénéfices non commerciaux (BNC), bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices agricoles (BA) en régime réel.

Les documents sociaux

• 5 ans : traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, les statuts (à partir de la perte de la personnalité morale, ou radiation du RNE), les registres de titres nominatifs, des mouvements de titres, des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration,
• 10 ans à partir de la clôture de l'exercice : comptes annuels (bilan, compte de résultats et annexe)
• 3 derniers exercices : feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration, rapports des commissaires aux comptes.

Les documents en lien avec votre personnel

• 1 an : comptabilisations des horaires des salariés, heures d'astreintes et de compensation,
• 3 ans : documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, comptabilisations des jours de travail des salariés sous convention de forfait
• 5 ans à partir du départ du salarié : bulletins de paie, contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, déclarations d'accident du travail, registre unique du personnel.

Vous devez conserver de manière illimitée les dossiers d'accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant cours à une réparation.

En complément de l'article "Conservation de vos documents, quelles sont vos obligations ?

• Ministère de l'Economie et des finances : Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?
• Entreprendre.service-public.fr : Quels sont les délais de conservation des documents en entreprise ?