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Qu'est-ce qu'une carte bancaire collaborateur ?
Vos collaborateurs sont régulièrement amenés à engager des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle au sein de votre entreprise ? La carte bancaire collaborateur va leur permettre de les régler directement, tout en vous en facilitant le suivi.
Quels sont les avantages d’une carte bancaire collaborateur ?
La carte bancaire collaborateur permet de réaliser des paiements et des retraits, par exemple des déplacements, des repas… Le montant des achats est débité directement sur le compte bancaire de votre entreprise.
Aussi, en équipant vos salariés d’une carte bancaire, vous :
- maîtrisez les dépenses, en plafonnant le montant autorisé ;
- réduisez les risques de fraude aux fausses notes de frais ;
- évitez aux salariés d’avancer les montants et supprimez la gestion liée au remboursement des notes de frais (délais de paiement, réduction des charges administratives...) ;
- fidélisez vos salariés en leur donnant plus d’autonomie et de confiance.
Comment fonctionne-t-elle ?
La carte bancaire collaborateur est une carte de paiement ordinaire, à ceci près que c’est vous qui décidez du montant maximum de dépenses et/ou de retraits (en distributeurs), que vous autorisez à votre collaborateur.
Ainsi, il existe différents types de cartes bancaires professionnelles, reliées au compte bancaire de l’entreprise :
- carte à débit immédiat : pour régler les dépenses professionnelles par débit immédiat du compte bancaire de l’entreprise.
- carte à débit différé : pour régler les dépenses de manière regroupée, par débit en compte en une seule fois, à la fin du mois. Elle offre plus de flexibilité pour la gestion des flux de trésorerie.
- carte prépayée : chargée d’un montant prédéfini, le salarié peut l’utiliser jusqu’à épuisement du solde.
- carte virtuelle d’entreprise : utilisée pour les achats en ligne et générée à la demande, elle offre une sécurité accrue.
A quoi faire attention avec une carte bancaire collaborateur ?
Vous devez déterminer des règles simples à vos collaborateurs pour l’usage d’une carte bancaire d’entreprise. Ils doivent ainsi :
- respecter le cadre d’utilisation que vous leur fixez : quels usages, quels montants, quels plafonds ?
- vous transmettre les factures ou reçus, correspondant aux frais professionnels dépensés, pour pouvoir être justifiés auprès de l’URSSAF. Ils doivent comporter la mention de la date et la nature de la dépense, le nom du fournisseur, les différents taux de TVA.
A savoir : l’utilisation d’une carte bancaire collaborateur à des fins non professionnelles ou non autorisées par votre entreprise constitue une utilisation abusive. Elle pourrait entraîner un redressement de votre entreprise de la part de l’URSSAF.
Pour avoir plus d’infos, renseignez vous auprès de votre conseiller bancaire.
En complément de l'article : "Qu'est-ce qu'une carte bancaire collaborateur ?"
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